NOTIS PRIVASI

Muhibbin Group Sdn. Bhd.

Berkuat kuasa: [TARIKH]

Notis ini dikeluarkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”), termasuk pindaan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.

1.    Siapa kami

Muhibbin Group Sdn. Bhd. (1324954-W), beralamat di Blok 21-1 & 21-2, Blok E, Alam Avenue 2, Jalan Serai Wangi M16/M, Seksyen 16, 40200 Shah Alam, Selangor, ialah pengawal data bagi data peribadi yang dikumpul melalui perkhidmatan kami, termasuk Muhibbin Group Intelligent Receipt AI Assistant (“Asisten Resit”) di Telegram.

Dalam notis ini, “kami” bermaksud Muhibbin Group Sdn. Bhd., dan “anda” bermaksud individu yang datanya kami proses.

2.    Data peribadi yang kami kumpul

Kami mengumpul data peribadi berikut:

• Nama dan nama syarikat
• Nombor telefon bimbit
• Alamat e-mel
• Pengecam akaun Telegram (ID chat dan nama pengguna), apabila anda menggunakan Asisten Resit
• Imej resit dan dokumen perbelanjaan yang anda hantar, serta maklumat yang terkandung di dalamnya — termasuk nama pembekal, tarikh, jumlah, item dan butiran cukai
• Penyata bank yang anda hantar untuk tujuan padanan dengan resit, termasuk nama bank, nombor akaun, tarikh urus niaga, jumlah dan butiran urus niaga
• Rekod komunikasi antara anda dan Asisten Resit
• Rekod penggunaan perkhidmatan, seperti tarikh dan masa penghantaran dokumen

Kami tidak meminta data peribadi sensitif seperti maklumat kesihatan, kepercayaan agama atau pandangan politik. Sekiranya dokumen yang anda hantar mengandungi maklumat sedemikian secara kebetulan, maklumat tersebut akan dilindungi mengikut Akta.

3.    Bagaimana kami mengumpul data anda

• Terus daripada anda, apabila anda mendaftar sebagai klien atau menghantar dokumen
• Melalui Asisten Resit di Telegram, apabila anda menghantar mesej, imej atau fail
• Daripada kakitangan kami, apabila mereka memuat naik bagi pihak anda resit fizikal atau penyata yang anda serahkan kepada pejabat kami

4.    Tujuan pemprosesan

Kami memproses data peribadi anda untuk tujuan berikut:

• Menyediakan perkhidmatan setiausaha syarikat, perakaunan dan percukaian yang anda minta
• Menerima, membaca, mengkategorikan dan menyimpan resit serta dokumen perbelanjaan anda
• Memadankan urus niaga dalam penyata bank anda dengan resit yang dihantar, bagi mengenal pasti rekod yang tidak lengkap

• Menyediakan rekod perakaunan dan penyata untuk perniagaan anda
• Menghubungi anda berkenaan dokumen yang tidak lengkap, tidak jelas atau tertunggak
• Mematuhi kewajipan undang-undang dan kawal selia, termasuk keperluan Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Suruhanjaya Syarikat Malaysia
• Mengurus dan menambah baik perkhidmatan kami

5.    Asas pemprosesan

Kami memproses data peribadi anda atas dasar keizinan anda, keperluan melaksanakan kontrak perkhidmatan antara kita, dan pematuhan kewajipan undang-undang kami.

6.    Pendedahan kepada pihak ketiga

Kami boleh mendedahkan data peribadi anda kepada:

• ARA Ai Solution — pembekal teknologi kami, yang membangun dan menyelenggara Asisten Resit dan sistem penyimpanan berkaitan sebagai pemproses data bagi pihak kami, di bawah kewajipan kerahsiaan dan keselamatan secara kontrak
• Telegram — platform pemesejan yang digunakan untuk menyampaikan Asisten Resit
• Pembekal pengehosan awan — yang menyimpan imej resit, penyata dan rekod berkaitan
• Juruaudit, penasihat profesional dan pihak berkuasa, apabila dikehendaki oleh undang-undang Kami tidak menjual data peribadi anda, dan tidak mendedahkannya untuk tujuan pemasaran pihak ketiga.

7.    Pemindahan ke luar Malaysia

Data anda mungkin disimpan atau diproses di [NEGARA]. Pemindahan sedemikian dilakukan kerana ia perlu untuk melaksanakan kontrak perkhidmatan dengan anda, dan kami mengenakan perlindungan secara kontrak ke atas pembekal kami bagi memastikan tahap perlindungan yang setara dengan Akta.

8.    Keselamatan

Kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi anda daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses atau pendedahan tanpa kebenaran. Ini termasuk kawalan capaian berdasarkan peranan, akaun log masuk individu bagi kakitangan, penyulitan semasa penghantaran, dan perjanjian kerahsiaan dengan pembekal teknologi kami.

Sekiranya berlaku pelanggaran data yang menyebabkan atau berkemungkinan menyebabkan kemudaratan ketara, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dalam tempoh 72 jam, dan memaklumkan anda dalam tempoh 7 hari selepas itu, seperti yang dikehendaki oleh Akta.

9.    Tempoh penyimpanan

Kami menyimpan resit, penyata dan rekod perakaunan selama tujuh (7) tahun, selaras dengan kehendak undang-undang percukaian dan perakaunan Malaysia. Data pendaftaran dan hubungan disimpan sepanjang tempoh anda menjadi klien kami, dan bagi tempoh yang sama selepas itu. Selepas tempoh tersebut, data akan dipadam atau dijadikan tanpa nama.

10.    Hak anda

Di bawah Akta, anda berhak:

• Meminta capaian kepada data peribadi anda yang kami simpan
• Meminta pembetulan data yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini

• Menarik balik keizinan anda bagi pemprosesan, tertakluk kepada kewajipan undang-undang kami
• Menghadkan pemprosesan data anda bagi tujuan tertentu
• Meminta data anda dipindahkan kepada pengawal data lain, jika boleh dilaksanakan dari segi teknikal

Untuk melaksanakan hak ini, hubungi kami menggunakan butiran di seksyen 12. Kami akan membalas dalam tempoh yang dikehendaki oleh Akta. Fi yang ditetapkan mungkin dikenakan bagi permintaan capaian data.

11.    Jika anda tidak memberikan data

Data peribadi yang diminta adalah perlu bagi kami menyediakan perkhidmatan setiausaha syarikat, perakaunan dan percukaian kepada anda. Tanpa data tersebut, kami mungkin tidak dapat memproses resit anda atau menyempurnakan perkhidmatan tersebut.

12.    Hubungi kami

Sebarang pertanyaan, aduan atau permintaan berkaitan data peribadi anda boleh dihantar kepada:

13.    Pindaan

Kami boleh mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan sentiasa tersedia di muhibbingroup.com. Pindaan yang ketara akan dimaklumkan kepada anda.

14.    Bahasa

Notis ini dikeluarkan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat percanggahan antara kedua -dua versi, versi Bahasa Malaysia akan diguna pakai.

PRIVACY NOTICE

Muhibbin Group Sdn. Bhd.

Effective: [DATE]

This notice is issued under the Personal Data Protection Act 2010 (the “Act”), including amendments made by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024.

1.    Who we are

Muhibbin Group Sdn. Bhd. (1324954-W), of Blok 21-1 & 21-2, Blok E, Alam Avenue 2, Jalan Serai Wangi M16/M, Seksyen 16, 40200 Shah Alam, Selangor, is the data controller for personal data collected through our services, including the Muhibbin Group Intelligent Receipt AI Assistant (the “Receipt Assistant”) on Telegram.

In this notice, “we” means Muhibbin Group Sdn. Bhd., and “you” means the individual whose data we process.

2.    Personal data we collect

We collect the following personal data:

• Name and company name
• Mobile telephone number
• E-mail address
• Telegram account identifiers (chat ID and username), when you use the Receipt Assistant
• Images of receipts and expense documents you submit, and the information they contain — including supplier name, date, amount, items and tax details
• Bank statements you submit for reconciliation against your receipts, including bank name, account number, transaction dates, amounts and transaction details
• Records of communication between you and the Receipt Assistant
• Service usage records, such as the date and time documents are submitted

We do not ask for sensitive personal data such as health information, religious beliefs or political opinions. Where a document you submit incidentally contains such information, it will be protected in accordance with the Act.

3.    How we collect your data

• Directly from you, when you register as a client or submit documents
• Through the Receipt Assistant on Telegram, when you send messages, images or files
• From our staff, when they upload on your behalf physical receipts or statements you have delivered to our office

4.    Purposes of processing

We process your personal data for the following purposes:

• Providing the company secretarial, accounting and tax services you have engaged us for
• Receiving, reading, categorising and storing your receipts and expense documents
• Matching transactions in your bank statements against submitted receipts, to identify incomplete records
• Preparing accounting records and statements for your business
• Contacting you about documents that are incomplete, unclear or outstanding

• Complying with legal and regulatory obligations, including those of the Inland Revenue Board and the Companies Commission of Malaysia
• Administering and improving our services

5.    Basis for processing

We process your personal data on the basis of your consent, the necessity of performing the service contract between us, and compliance with our legal obligations.

6.    Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to:

• ARA Ai Solution — our technology provider, which develops and maintains the Receipt Assistant and its associated storage as a data processor on our behalf, under contractual confidentiality and security obligations
• Telegram — the messaging platform through which the Receipt Assistant is delivered
• Cloud hosting providers — which store receipt images, statements and related records
• Auditors, professional advisers and authorities, where required by law

We do not sell your personal data, and we do not disclose it for third-party marketing purposes.

7.    Transfers outside Malaysia

Your data may be stored or processed in [COUNTRY]. Such transfers are made because they are necessary for the performance of the service contract with you, and we impose contractual safeguards on our providers to ensure a level of protection comparable to that required by the Act.

8.    Security

We take practical steps to protect your personal data against loss, misuse, and unauthorised access or disclosure. These include role-based access controls, individual staff login accounts, encryption in transit, and confidentiality agreements with our technology provider.

In the event of a data breach that causes or is likely to cause significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner within 72 hours, and notify you within 7 days thereafter, as required by the Act.

9.    Retention

We retain receipts, statements and accounting records for seven (7) years, in line with Malaysian tax and accounting requirements. Registration and contact data is retained for as long as you remain our client, and for the same period thereafter. After that period, data is deleted or anonymised.

10.    Your rights

Under the Act, you have the right to:

• Request access to the personal data we hold about you
• Request correction of data that is inaccurate, incomplete or out of date
• Withdraw your consent to processing, subject to our legal obligations
• Limit the processing of your data for particular purposes
• Request that your data be transmitted to another data controller, where technically feasible

To exercise these rights, contact us using the details in section 12. We will respond within the period required by the Act. A prescribed fee may apply to data access requests.

11.    If you do not provide your data

The personal data requested is necessary for us to provide company secretarial, accounting and tax services to you. Without it, we may be unable to process your receipts or complete those services.

12.    Contact us

Any question, complaint or request concerning your personal data may be sent to:

13.    Changes

We may update this notice from time to time. The current version will always be available at muhibbingroup.com. Material changes will be notified to you.

14.    Language

This notice is issued in Bahasa Malaysia and English. In the event of any inconsistency between the two versions, the Bahasa Malaysia version shall prevail.